Política de privacidade

1. Responsável pelo tratamento

Os dados identificativos completos do responsável constam da tabela seguinte. Pode contactar-nos para qualquer questão relacionada com a proteção dos seus dados através do email aí indicado.

2. Que dados tratamos

Consoante a forma como utiliza o FichasDoc, podemos tratar as seguintes categorias de dados:

• Dados de conta: nome, email e palavra-passe (encriptada) no registo; idioma e preferências da interface.
• Dados da organização: nome da empresa, NIF, morada e logótipo, quando os indica para que apareçam nas suas fichas.
• Dados de utilização do serviço: modelos criados, documentos gerados, conexões configuradas com o seu ERP ou loja online, histórico de alterações, registos de acesso e de atividade para segurança e apoio técnico.
• Dados de faturação: os necessários para gerir a cobrança da sua subscrição. O número do cartão nunca chega aos nossos servidores: é gerido diretamente pelo nosso processador de pagamentos, a Stripe.
• Dados de produto que introduz para gerar fichas técnicas (por exemplo, ingredientes, composição ou dados de um fabricante). Quanto a estes dados, o FichasDoc atua como subcontratante por conta do cliente, que é o responsável: ver o ponto 3.

3. O seu papel como responsável pelos dados de produto que introduz

Quando utiliza o FichasDoc para gerar fichas técnicas com dados dos seus produtos, clientes ou fornecedores, é o responsável por esse tratamento e o FichasDoc atua como subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD. Isto significa que o FichasDoc trata esses dados apenas seguindo as suas instruções (gerar, armazenar e entregar o documento solicitado) e não os utiliza para fins próprios.

Se a sua organização necessitar, disponibilizamos um contrato de subcontratação (DPA) mediante pedido, escrevendo para o endereço de contacto desta página.

4. Com que finalidade e base jurídica tratamos os seus dados

• Prestar o serviço contratado, gerir a sua conta e gerar os documentos solicitados — execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, alínea b) do RGPD).
• Gerir a cobrança da sua subscrição e cumprir obrigações contabilísticas e fiscais — execução do contrato e cumprimento de obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, alíneas b) e c) do RGPD).
• Enviar-lhe comunicações de serviço (verificação de conta, avisos de segurança, alterações ao serviço) — execução do contrato e interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, alíneas b) e f) do RGPD).
• Melhorar a segurança do serviço e prevenir utilizações fraudulentas — interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD).
• Enviar-lhe comunicações comerciais sobre novas funcionalidades, quando o tenha autorizado — consentimento (art. 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD), revogável a qualquer momento.

5. A quem comunicamos os seus dados

Não vendemos nem cedemos os seus dados a terceiros para fins comerciais. Partilhamos dados apenas com os fornecedores necessários para prestar o serviço, na qualidade de subcontratantes e ao abrigo de contrato nos termos do artigo 28.º do RGPD:

• Stripe, Inc. — processamento de pagamentos e faturação.
• Hostinger — envio de emails transacionais (verificação, recuperação de palavra-passe, convites) e, quando aplicável, alojamento.
• [PENDENTE: fornecedor de alojamento dos servidores da aplicação e da base de dados, se distinto do anterior].
• Administrações públicas, quando exista obrigação legal de lhes comunicar os dados.

6. Transferências internacionais

Alguns dos fornecedores referidos no ponto anterior podem estar localizados fora do Espaço Económico Europeu, ou transferir dados para fora dele no decurso da sua atividade. Nesses casos, garantimos que a transferência dispõe de uma salvaguarda adequada nos termos do capítulo V do RGPD (por exemplo, cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou uma decisão de adequação).

7. Durante quanto tempo conservamos os seus dados

• Dados de conta e da organização: enquanto a conta se mantiver ativa e, após o seu encerramento, pelo prazo necessário para fazer face a eventuais responsabilidades legais.
• Documentos gerados e ficheiros associados: enquanto a organização tiver uma subscrição ativa e durante 30 dias após o seu cancelamento ou incumprimento de pagamento, findo o qual são eliminados.
• Dados de faturação: pelo prazo exigido pela legislação comercial e fiscal aplicável (em geral, 6 anos a contar do último registo contabilístico).

8. Os seus direitos

Pode exercer a qualquer momento os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, bem como retirar o seu consentimento quando o tratamento nele se baseie, escrevendo para o endereço de contacto indicado nesta página e anexando uma cópia de um documento de identificação.

Se considerar que o tratamento dos seus dados não respeita a lei, tem o direito de apresentar reclamação junto da Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD, www.aepd.es) ou junto da autoridade de controlo do seu país — em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

9. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados: as palavras-passe são armazenadas encriptadas, as credenciais das suas conexões com sistemas externos são encriptadas em repouso, as comunicações viajam encriptadas (HTTPS/TLS) e o acesso aos dados dentro da organização está limitado ao necessário para prestar o serviço.

10. Menores de idade

O FichasDoc é um serviço dirigido a empresas e profissionais. Não se dirige a menores de idade nem recolhemos conscientemente dados de menores.

11. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política de privacidade para a adaptar a novidades legislativas ou a alterações no serviço. Avisá-lo-emos de qualquer alteração relevante, e a data da última atualização consta sempre do início desta página.